Procesverbetering en verandering zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ik weet het, het is binnen organisaties geen geliefd onderwerp. Mensen houden graag vast aan het bekende. Zij het om hun baan te beschermen, zij het omdat ze het wel goed genoeg vinden of omdat ze gewoon eigenwijs zijn. Kortom, redenen genoeg om niets te doen.

Laten we eerlijk en realistisch blijven. Verandering is vaak noodzakelijk, maar het moet wel uit te leggen zijn. Als je eenmaal een nieuw proces klaar hebt liggen, dan maak je het concreet; daar begint de verandering. Gezien mijn achtergrond in technische bedrijfskunde en mijn interesse in procesverbetering, ben ik recentelijk begonnen als consultant bij Forfacts. Een club nuchtere mensen met één doel: het vereenvoudigen van organisaties en daarmee dus ook processen. Daarbij behandelen we uiteenlopende vraagstukken waar de termen mens, proces, systeem en informatie in terugkomen.

Op het gebied van procesverbetering heb ik al een aantal stappen gezet. Zo heb ik handmatige handelingen intern kunnen terugbrengen en leer ik momenteel over de mogelijkheden van Power BI en Power Automate. Twee apps die een behoorlijke bijdrage kunnen leveren aan het efficiënter, inzichtelijker en minder foutgevoelig maken van een proces.

Een stukje voorkennis over procesverbetering had ik wel. Zo denk ik vaak terug aan een opdracht die ik tijdens mijn studie heb volbracht. Met behulp van Power Automate heb ik een onoverzichtelijke mappenstructuur omgezet naar een geautomatiseerd systeem waarbij mappen op datum werden gearchiveerd. Naast deze administratieve verbeteringen, heb ik ook enkele verbeteringen aan de productielijn kunnen bewerkstelligen.

Maar, zoals eerder gezegd, procesverbetering begint met verandering. Het is mijn ambitie om ook op het gebied van verandermanagement mezelf te ontwikkelen. Waarschijnlijk ligt daar voor mij de grootste uitdaging. Stel je hebt een nieuw proces uitgetekend, weet dan maar eens de mensen mee te krijgen in je verhaal. Zij moeten er immers mee aan de slag gaan.

De komende tijd zal ik bij Forfacts verschillende procesverbeteringen meemaken. Gemakkelijk zal het niet altijd worden, maar door kennisdeling met mijn collega’s ben ik zeker dat we tot een mooi resultaat komen. Niet door de gemakkelijkste route te kiezen, maar door buiten gebaande paden te denken.