Je ziet ze bij veel organisaties; dashboards die weliswaar overzichtelijk zijn, maar die relevante stuurinformatie missen. In de werkelijkheid zien we helaas teveel dashboards die hun doel niet dienen. Er wordt nauwelijks naar gekeken. Zonde!

Mijn eerste ervaring met dashboards begon tijdens mijn studie technische bedrijfskunde. Hier heb ik voor verschillende opdrachtgevers dashboards moeten opstellen. Het ene dashboard was meer financieel van aard, het andere ging over de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties. Uiteenlopende opdrachten met verschillende doelstellingen. Des te meer van belang om aan de voorkant helder te krijgen wat je precies wilt terugzien in je rapportages.

Aanvankelijk werd hier niet genoeg aandacht aan gegeven. Zonder goed te hebben nagedacht wat we nou precies wilden weten en welke data we nodig zouden hebben, zijn we van start gegaan. Opdrachtgevers hadden eveneens onvoldoende of soms helemaal geen data van processen die ze graag gemonitord wilden hebben. Het formuleren van KPI’s werd daardoor lastig en over onzuivere data zal ik niet eens beginnen. Resultaat? Mooie dashboards, maar ze stonden niet in verband met de van tevoren afgesproken doelstellingen. Die doelstellingen waren namelijk niet realistisch. Er werd teveel verwacht zonder dat daar de data beschikbaar voor was.

”Hoe hoger de verwachtingen zijn, hoe pijnlijker het is als ze niet worden waargemaakt.”

Hoe hoger de verwachtingen zijn, hoe pijnlijker het is als ze niet worden waargemaakt. Er is veel vraag naar business analisten die van begin tot eind analytisch te werk gaan om exact te meten wat men wil terugzien. Zij moeten echter wel de juiste handvatten krijgen om hun werk te doen. Wie van A naar B wil, moet wel eerst weten wat A en wat B is.

Bij Forfacts leer ik een stuk realistischer te kijken naar dashboarding. We beloven geen gouden bergen, maar kijken wat wel mogelijk is. Leuk om te zien hoe mijn collega’s daar elke dag mee bezig zijn. Zo kijk ik met hen mee naar lopende opdrachten, maar doe ik zelf ook onderzoek om interne processen te verbeteren. Zo werk ik bijvoorbeeld mee aan rapportages om inzicht te verkrijgen in personeelszaken als productiviteit en urenregistratie.

Wat alle projecten verbindt, is de feitelijke benadering. Voordat we überhaupt dashboards gaan maken, zoeken we naar dezelfde manier van data interpreteren. Eenmaal afgestemd wat alles betekent, zoeken we naar realistische doelstellingen en koppelen wij KPI’s aan relevante groeimogelijkheden. Bijsturen kan altijd, maar realisme aan de voorkant kan veel vraagtekens tijdens het proces voorkomen.

Deze realistische benadering, met als doel om meer eenvoud te creëren, neem ik ook na mijn stage bij Forfacts mee. Eerlijk is eerlijk. Een standaard bedrijf zijn we niet. Niet alles is in beton gegoten, maar ik krijg wel de kans om veel te leren en zelf dingen te ondernemen. Daarbij maken we ook fouten. Gelukkig kunnen we relativeren en zien we in dat dat erbij hoort. Dat is namelijk ook realisme.